Declaratieverwerking in de zorg

Lever je zorg voor de Wet langdurige zorg (Wlz) dan declareer je aan het zorgkantoor. Declaraties voor de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet (Jw) betaalt de gemeente. En zorgdeclaraties die vallen onder de Zorgverzekeringswet (Zvw) vergoedt de zorgverzekeraar.

Alle zorgdeclaraties dien je in bij het portaal van Vecozo (rechtstreeks of vanuit je ECD). Dit portaal verwerkt maandelijks voor 5,5 miljard euro aan declaraties. De verwerking gaat geheel automatisch, maar dan moet de declaratie wel correct zijn ingediend: compleet, op tijd en voorzien van de juiste codes. Is het niet compleet dan wordt de declaratie afgekeurd. Het opsporen van fouten kan een flink karwei zijn. Declaratieverwerking in de zorg is daarmee secuur werk, want er zitten allerlei haken en ogen aan de declaraties.

Declaratieverwerking in de zorg is het registeren van taken die wettelijk gezien verplicht zijn in de zorg. Taken die daarbij horen:

• indicatiebeheer van iWlz en iWmo (retour)berichten;

• arrangementbeheer op basis van gedefinieerde arrangementsregels;

• mutatiebeheer van cliëntmutaties zoals in zorg, uit zorg, tijdelijk uit zorg;

• productie van zorgtijd voor geregistreerde cliënttijd;

• communicatie met gemeenten, verzekeraars en zorgkantoren.

De informatie rondom de geleverde zorg kan daarna voor declaratie via het Vecozo portaal naar de zorgverzekeraar, de gemeente of het zorgkantoor van de cliënt. De desbetreffende instantie betaalt de afgesproken tarieven uit aan jouw zorgorganisatie als de declaratie aan alle eisen voldoet.

Gelukkig is er software voor declaratieverwerking. Die ondersteunt het werk maar toch vergt het veel kennis van administratieve verwerking en wet- en regelgeving om een soepele kasstroom te realiseren. Er kan veel misgaan in het proces van registratie tot declaratie van geleverde zorg. Dat komt door:

• niet of incorrecte registratie van zorgtaken door zorgverlener;

• gebrekkige administratieve verwerking van de declaratie.

Als aanbieder van wijkzorg ervaar je een aanzienlijk verlies in de productieve uren die wel gemaakt maar niet geregistreerd zijn. Die krijg je dus niet betaald. Inkomstenverlies in de woonzorg (ouderen- en gehandicaptenzorg) ontstaat door onjuiste administratieve verwerking die leidt tot een incorrecte declaratie. De reden dat zorgtaken slordig worden ingevoerd, ligt vaak aan de complexiteit van het proces. Door de hoge werkdruk laten zorgverleners de registratie wel eens achterwege of doen ze die maar half. Daardoor kan de continuïteit van de zorgorganisatie in de gevaar komen.

Heeft je zorgorganisatie de visie dat je de de zorg voor de cliënt nummer 1 staat, dan wil je dat zorgmedewerkers hun primaire zorgtaken zo goed mogelijk kunnen doen. Dus wil je administratieve taken zoveel mogelijk bij de zorg wegnemen. Dat kan je doen door een stevige administratieve afdeling op te zetten. Maar dan wil je ook afdelingen voor andere ondersteunende taken. Gevaar is dat zorgverleners voor alles bij een specifieke afdeling moeten aankloppen, wat zeer tijdrovend kan zijn. Door te werken met een compact serviceteam en niet-kerntaken zoals de declaratieverwerking uit te besteden, gaan de kosten omlaag en de medewerkerstevredenheid omhoog.

Zeker als medewerkers de declaratieverwerking van cliënten erbij doen naast andere werkzaamheden, ligt uitval op de loer. Het verwerken van cliëntdeclaraties is echt een vak. Als er te weinig structuur zit in de werkwijze, dan is het al snel lonend om de declaratieverwerking uit te besteden. En veel voordeliger dan extra administratief personeel aantrekken. De voordelen:

1. Je krijgt alle gedeclareerde zorg ook betaald;
   Je uitval gaat naar 0% omdat die compleet uit handen wordt genomen. Veel voorkomende oorzaken van afkeuring zijn het ontbreken van of fouten in het Bsn-nummer op de declaratie of een technische fout. Ook komt het voor dat de declaratie is ingediend maar de Wlz-indicatie nog niet is toegekend. Een andere reden van uitval is dat de Zvw-declaratie wordt afgekeurd omdat er reeds een Wlz-indicatie aanwezig is. De zorgteams zijn hier verantwoordelijk voor, maar laat je de declaratie-afhandeling over aan de expert dan krijg je een seintje hierover.

2. Je hoeft geen kennis bij te houden van wet- en regelgeving rondom de administratie in de zorg.

3. Medewerkers die declaratieverwerking erbij deden kunnen zich focussen op ondersteuning van collega’s in het primaire proces.

4. Je krijgt meer inzicht en controle over het declaratieproces. Als een declaratie de deur nog niet uit kan, betekent dit meestal dat de administratie nog niet compleet is. Als een declaratie de deur nog niet uit kan, betekent dit meestal dat de administratie nog niet compleet is. Dit wordt direct opgemerkt en plaats van veel later. Je krijgt een seintje wat er moet gebeuren om de administratie compleet te maken.

5. Je vergroot de continuïteit van je declaratieproces. Je bent niet afhankelijk van afwezige medewerkers maar bent verzekerd van tijdige en correcte betaling van de declaraties.

6. Het kennisniveau over de administratie neemt toe. Je declaraties worden verwerkt door professionals die er dagelijks mee bezig zijn. Ze kennen de laatste wet- en regelgeving en geven advies erover.