Toen Amstelring Wijkzorg nog de declaratieverwerking in huis deed, resulteerde dit in een uitvalpercentage van 2,5% - 3% op een omzet van € 25 miljoen per jaar. Nu gaat 100% van de declaraties correct, dankzij uitbesteding aan het Shared services center van Ecare. Het levert niet alleen een grote besparing op, maar ook meer betrokkenheid en een fijne werksfeer.
Amstelring Wijkzorg levert verpleegkundige zorg aan circa 3.000 cliënten in regio Amsterdam/Amstelland en Haarlemmermeer. Dit doet de zorgorganisatie met vijftig teams vanuit het principe van professionele autonomie. Sinds 2013 ligt de regie over het zorgproces volledig bij de zorgprofessionals en ondersteunende dienst. Managementlagen en afdelingen zijn geschrapt, waarmee de bureaucratie verdween en het werkplezier verscheen.
De ondersteunende dienst van vijftien personen coacht de zorgprofessionals waar nodig en is het aanspreekpunt wat betreft financiën, ict, kwaliteit, opleiding en personeelszaken. Dick de Groot, lid van het ondersteunende team met focus op hr, salaris en financieel bij Amstelring Wijkzorg is sinds 1984 werkzaam in de zorg. Hij vindt de huidige opzet van de ondersteunende dienst geweldig. “We kennen het werkgebied, alle collega’s en weten wat er gebeurt in de organisatie. Dat was vroeger niet zo omdat je overal een afdeling voor had.”
Een reden om de declaratieverwerking uit te besteden was dat er te weinig structuur zat in de werkwijze. Dat kwam volgens controller Jop Bogers bij Amstelring Wijkzorg doordat het werk was onderverdeeld tussen collega’s die het erbij deden naast andere werkzaamheden. “Dat leidde tot een hoog uitvalpercentage van 2,5- 3%. En op een omzet van € 25 miljoen per jaar liepen we veel geld mis.
Amstelring Wijkzorg heeft Ecare, de leverancier van het zorgdossier PUUR., gevraagd of zij de declaratieverwerking overneemt. Het Shared services team van Ecare verwerkt alle zorgregistraties tot declaratie en biedt die aan bij de zorgverzekeraar. En is er uitval, lost het team van Shared services het op zodat Amstelring Wijkzorg alle declaraties krijgt betaald.
Als de declaratie er nog niet uit kan, dan is meestal de administratie nog niet op orde. “In dit geval krijgen we een seintje dat de zorgadministratie nog niet compleet is. Zodra dat is gebeurd, kan de declaratie eruit”, vertelt Jop.
Andere oorzaken van afkeuring zijn het ontbreken van of fouten in het Bsn-nummer op de declaratie of een technische fout. Ook komt het voor dat de declaratie is ingediend maar de Wlz-indicatie nog niet is toegekend. Een andere reden van uitval is dat de Zvw-declaratie wordt afgekeurd omdat er reeds een Wlz-indicatie aanwezig is. Jop: “De zorgteams zijn hier verantwoordelijk voor. Wel verwachten we een signalering vanuit Shared services center. Dat is een verbeterpuntje.”
“We krijgen wel eens een belletje, maar niet bij iedere overschrijding van de indicatie,” vertelt Annelies van der Veldt, expert in de Wet langdurige zorg. “Dat komt ook omdat we er destijds voor hebben gekozen om alle geregistreerde zorg te declareren. Zo kunnen medewerkers de zorg leveren die ze nodig achten. Dat er soms een indicatie wordt overschreden, is van ondergeschikt belang. Toch zou het mooi zijn als een zorgteam een signalering krijgt bij overschrijding van de wlz-indicatie.”
“Ook moeten we nog afspraken maken wie voor wat verantwoordelijk is: Amstelring of het Shared services team”, voegt Jop toe.
“Het was destijds onderdeel van de veranderende werkwijze om niet alles vast te leggen", zegt Dick. “Dan zou je weer vervallen in bureaucratie en controle. We hadden zoiets van: we beginnen gewoon en als er wat is dan lossen we het op. En dat gaat erg goed. We zijn tevreden over het Shared services center van Ecare, al is er natuurlijk altijd verbetering mogelijk.”
Druk op de button, vul het formulier in en we organiseren een digitaal koffiemoment voor jullie. Met natuurlijk iets lekkers erbij!