Let op! Uw browser is verouderd, dit kan negatief effect hebben op de gebruikerservaring. Download Chrome
X
Terug
“We hebben geen omkijken meer naar de administratie”

Zuidzorg

ZuidZorg Wijkzorg concentreert zich op het verlenen van complexe thuiszorg aan cliënten in Zuid-Oost Brabant. Administratieve taken als declaratie- en salarisverwerking zijn uitbesteed, zodat het wijkserviceteam de zorgprofessionals goed kan faciliteren. Dat verhoogt de medewerkertevredenheid.

De regie in handen

Zorgverleners hebben de regie bij ZuidZorg Wijkzorg. Zij hebben aangeven hoe zij de ondersteuning graag zien. Hieruit kwam naar voren dat wijkverpleegkundigen al hun vragen op één plek willen stellen, niet langs allerlei afdelingen gaan en dan drie weken later nog geen antwoord krijgen. “Dit kwam echt voor”, vertelt Lena Kok die samen met haar collega Lieke Schreurs en anderen het wijkserviceteam heeft opgezet. “Na het gesprek is gekeken hoe dit soort situaties te voorkomen door backoffice processen anders te organiseren.”

Processen opnieuw inrichten

Het wijkserviceteam heeft elk administratief proces beoordeeld. Sommige processen zijn opnieuw ingericht, zoals de salarisverwerking en de facturatie naar het zorgkantoor en zorgverzekeraars. Een aantal taken is verdeeld onder de generalisten van het wijkserviceteam. Vervolgens is gekozen om werkzaamheden uit te besteden die niet rechtstreeks de zorgmedewerkers ondersteunen.

Het wijkserviceteam kent nu vijftien generalisten, ieder met een andere achtergrond. Zo zijn er generalisten die zelf in de wijk hebben gewerkt als verpleegkundige. Lieke: “Met deze toevoeging aan het wijkserviceteam proberen we de zorgmedewerkers te ondersteunen, doordat zij weten wat er leeft in de wijk.”

Afspraken over taakverdeling

De wijkverpleging van ZuidZorg ging 1 maart 2018 over op zorgdossier PUUR. Tegelijkertijd is besloten om de administratieve verwerking van declaraties bij het Shared services center van Ecare onder te brengen. Er zijn afspraken gemaakt over taakverdeling en sindsdien hebben Lena en Lieke geen omkijken meer naar de administratieve verwerking. “De samenwerking met het Shared services center loopt uitstekend”, zegt Lena. “Is er iets, dan wordt het direct opgelost. We hebben best veel contact en de samenwerking is erg prettig.” Periodiek heeft ZuidZorg overleg om te kijken of de gemaakte afspraken nog voldoen.

Salarisverwerking uitbesteden

Sinds 1 januari 2020 verzorgt het Shared services center ook de salarisadministratie van de 900 medewerkers van ZuidZorg. Over de reden te kiezen voor Ecare en niet voor een traditionele salarisverwerker, zegt Lena: “We hebben alle administratieve verwerking bij een partij, dus 1 contactpersoon voor alles. Dat werkt prettig”

Salarisdienstverlening is een nieuwe dienst van Ecare. Maar door de goede ervaringen met de declaratieverwerking had ZuidZorg er vertrouwen in dat de salarisadministratie ook in goede handen zou zijn bij Ecare. De salarisadministratie zelf blijven doen was overigens geen optie. De salarissoftware waarmee Zuidzorg werkte, was functioneel veel te omvangrijk en bovendien te duur voor hetgeen nodig was. “We willen alles op dezelfde plek, zodat de medewerker maar één systeem nodig heeft”, zegt Lieke.

Medewerkers tevreden

Medewerkers zijn tevreden over de loonstrook, vervolgt Lieke. “Als ze vragen hebben, krijgen ze snel antwoord van het wijkserviceteam. Dat is belangrijk want het gaat om je salaris.” Ook een lijst van veelgestelde vragen en antwoorden over de opbouw van de loonstrook, draagt bij aan de tevredenheid. Doordat de verwerking is uitbesteed, hebben Lena en Lieke tijd gekregen om de toelichting op de loonstrook te ontwikkelen.