Salarisadministratie in de zorg

• Behalve de vervaardiging van loonstroken hoort het beantwoorden van vragen hierover tot het takenpakket van de salarisadministrateur.
• De inhoud van het vak van salarisadministrateur bij zorgorganisaties verschuift steeds meer van mutatieverwerking naar advies. Het gaat vooral om advies over de toepassing van wet- en regelgeving over arbeidsvoorwaarden in de zorg, subsidies en regelgeving rondom zzp’ers. Juist door de adviesrol wordt de salarisadministrateur steeds zichtbaarder in de organisatie en/of bij klanten.

• Daarom is mondelinge en schriftelijke communicatie belangrijker voor het vak; richting medewerkers en bestuur maar soms ook met externen als advocaten en fiscalisten.
• Automatisering speelt een grote rol in het werk van de salarisadministrateur. Niet alleen wordt de software omvangrijker en complexer in het gebruik. Ook het functioneel beheer is steeds vaker een taak voor de salarisprofessional.
• Maar ook bewustwording van veilig gebruik van gegevens is belangrijk, net als voor iedereen bij de organisatie.

Medewerkers willen hun loonstroken inzien en verlofaanvragen kunnen doen. Ook belangrijk: overzicht hebben in het aantal vrije dagen. Helaas blijft het voor veel medewerkers lastig om salarisgerelateerde zaken correct aan te leveren. Vaak komen verlofaanvragen, mutaties en declaraties via allerlei manieren binnen: via briefjes, e-mail, WhatsApp, spreadsheets en ook telefoon. En het bonnetje? Dat ontbreekt dikwijls. Dan moet de salarisadministrateur er achter aan. Dat kost niet alleen tijd maar zorgt ook voor frustratie: bij de salarisadministratie en bij de zorgprofessional. Die heeft al genoeg werkdruk. Met al die verschillende manieren van aanleveren, liggen fouten via overtypen en incomplete gegevens op de loer.

Salarissoftware krijgt steeds meer mogelijkheden voor makkelijk gegevens verwerken, aanleveren en inzien. Maar dan nog gaat er veel tijd zitten in de verwerking en controle. Gemiddeld is de salarisadviseur daar 45% van zijn tijd mee kwijt (bron: Trendonderzoek salarisadministrateurs 2020, Nirpa). Ondanks steeds meer automatisering van handmatig werk blijkt het aanpassen van de werkwijze voor veel salarisadministrateurs lastig. Gewerkte uren van zorgprofessionals handmatig invoeren? Niet nodig maar het gebeurt veelvuldig. En ongemerkt groeit de overhead. Maar wil je dat als zorgorganisatie? Salarisverwerking is een vak dat zich continu ontwikkelt door wijzigende wet- en regelgeving, verwachtingen van de organisatie en automatisering. Herken je dat bij jouw organisatie? Overweeg om de salarisverwerking uit te besteden aan een partij die hierin is gespecialiseerd. Goed moment om uitbesteding te overwegen is:

• als je salarisadministrateur vertrekt;

• je geen gediplomeerde salarisprofessional in dienst hebt;

• je kosten wilt besparen;

• bij een organisatieverandering.

Bij salarisverwerking uitbesteden laat je het proces van mutaties verzamelen, verwerken tot loonstroken, klaarzetten voor betaling en de loonaangifte richting de belastingdienst over aan een team van specialisten. Ze doen dit voor vele organisaties en kennen de processen in de zorg door en door. Ook toepassing van wet- en regelgeving in de zorg is voor hen gesneden koek. Je wordt nauwgezet op de hoogte gehouden via rapportages en krijgt advies als je dit nodig hebt.

Er zijn meerdere mogelijkheden: of jij levert gegevens aan via een spreadsheet of tool. Of je koppelt je ECD aan het salarissysteem van de specialist. De gegevens komen dan compleet en op tijd aan voor verwerking tot loonstrook. Als je werkt met service teams krijgen zij advies van de specialist. De generalisten van het service teams communiceren dit dan weer richting de zorgprofessionals. De leden van je service teams weten als geen ander hoe advies en ondersteuning effectief over te brengen richting de zorg. Zo worden zij bevrijd van administratieve invoer en uitzoekerij. In plaats daarvan ontstaat tijd voor advies over en antwoorden op salarisgerelateerde zaken.