Administratie in de zorg

Er zijn diverse administraties in de zorg: cliëntadministratie, salarisadministratie, financiële administratie, vastgoedadministratie, inkoopadministratie.

Op deze pagina lees je meer over de cliëntadministratie en de salarisadministratie. Die hebben direct betrekking op belangrijke spelers in het primaire proces: cliënten en zorgverleners.

De cliëntadministratie van woonzorg (ouderen- en gehandicaptenzorg) verloopt via zorgzwaartepakketten (ZZP) zoals gedefinieerd in de Wet langdurige zorg (Wlz).

De cliëntadministratie van de wijkzorg gaat op basis van een indicatie van de wijkverpleegkundigen. De verzekeraar van de cliënt vergoedt de zorg, maar sommige vergoedingen keert de gemeente uit via Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). En er zijn ook indicaties uit de Wlz die thuis worden geleverd. Dit is het zogenaamde modulair pakket thuis (MPT), waarover de cliënt een inkomensafhankelijke eigen bijdrage betaalt.

Administratie in de zorg houdt in: het registeren van taken die wettelijk gezien verplicht zijn. Denk aan de registraties van zorg van de Zvw, Wlz, Wmo, Jw. Taken die daarbij horen zijn:

• indicatiebeheer van iWlz en iWmo (retour)berichten;

• arrangementbeheer op basis van gedefinieerde arrangementsregels;

• mutatiebeheer van cliëntmutaties zoals in zorg, uit zorg, tijdelijk uit zorg;

• productie van zorgtijd voor geregistreerde cliënttijd;

• communicatie met verzekeraars en zorgkantoren

De informatie rondom de geleverde zorg kan daarna voor declaratie naar de zorgverzekeraar, de gemeente of het zorgkantoor van de cliënt. De desbetreffende instantie betaalt de afgesproken tarieven uit aan jouw zorgorganisatie als de declaratie aan alle eisen voldoet.

Je collega's hebben tijdig hun salaris nodig, voorzien van de correcte toeslagen, en vergoedingen, volgens de juiste cao en gewerkte uren. Zo krijgen ze het loon dat ze hebben verdiend, wat positief is voor het werkgeluk. De uitvoering van de wet- en regelgeving met betrekking tot sociale verzekeringen, fiscale regels en cao-bepalingen moet goed gebeuren. Want een incorrecte salarisstrook heeft een direct dempend effect op de medewerkerstevredenheid. Ook salarisstroken helder uitleggen hoort bij het vak, net als advies geven over wet- en regelgeving en het opstellen van een werkgeversverklaring voor een hypotheek bij een aanschaf van een woning.

Er kan veel mis gaan in het proces van registratie tot declaratie van geleverde zorg. Dat komt door:

• niet of foutief registreren van zorgtaken door zorgverlener;

• gebrekkige administratieve verwerking van de declaratie.

Dat leidt in de wijkzorg tot een aanzienlijk verlies in de productieve uren die wel gemaakt maar niet geregistreerd zijn. Inkomstenderving in de woonzorg ontstaat door onjuiste administratieve verwerking die leidt tot een incorrecte verwerking van de declaratie. De reden dat zorgtaken slordig worden ingevoerd ligt vaak aan de complexiteit van het proces. Door de hoge werkdruk laten zorgverleners de registratie wel eens achterwege of doen ze die maar half. Daardoor kan de continuïteit van de zorgorganisatie in de gevaar komen.

De salarisverwerking is onderhevig aan continue verandering van wet- en regelgeving die van invloed zijn op het salaris van zorgmedewerkers. De salarisadministrateur moet die bijhouden en de vertaalslag maken voor zijn zorgorganisatie en advies hierover geven. De verwerking gaat wel steeds meer automatisch door software. Maar kennis van de software is vereist om de verwerking goed te laten verlopen. Veel zorgorganisaties werken met salarissoftware die functioneel veel te omvangrijk is en bovendien te duur voor hetgeen nodig is. Bij een organisatie werkt gemiddeld 1,8 fte (bron: Trendonderzoek Salarisprofessional 2020 Nirpa) op de salarisadministratie. Bij afwezigheid kan er een serieus gevaar optreden bij continuering van de salarisbetaling. Er zijn dienstverleners die adhoc de salarisverwerking over kunnen nemen. Dat is prettig maar er zijn goedkopere manieren om de continuïteit te vergroten.

Heeft je zorgorganisatie de visie dat je de de zorg voor de cliënt nummer 1 staat, dan wil je zorgmedewerkers in hun kracht zetten zodat ze hun primaire zorgtaken goed kunnen uitvoeren. Dus wil je administratieve taken zoveel mogelijk bij de zorg wegnemen. Dat kan je doen door een stevige administratieve afdeling te formeren. Maar dan wil je ook afdelingen voor andere ondersteunende taken. Gevaar is dat zorgverleners voor alles bij een specifieke afdeling moeten aankloppen. Door te werken met een compact serviceteam en niet-kerntaken uit te besteden, gaan de kosten omlaag en de medewerkerstevredenheid omhoog.

Er zijn genoeg redenen om eens te kijken naar het anders organiseren van de salarisverwerking. Zo voorkom je dat door afwezigheid van de salarisadministrateur er ad hoc oplossingen moeten worden gezocht om tijdig de salarissen uit te betalen. Je kunt bijvoorbeeld de salarisadministratie geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Er zijn interessante opties om de continuïteit te waarborgen.